Digitale Unterschrift erstellen: So geht’s!

Du musst regelmäßig Dokumente unterzeichnen und möchtest das gerne vollständig elektronisch erledigen? Dann hast du die Möglichkeit, eine digitale Unterschrift zu erstellen. Sobald diese gültig ist, kannst du sie beliebig oft in Dokumente einfügen und diese unterschreiben.

Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift, auch bekannt als digitale Signatur, funktioniert ähnlich wie ein elektronischer Fingerabdruck. Sie wird in Form einer verschlüsselten Nachricht verwendet, um einen Unterzeichner eindeutig mit einem Dokument zu verbinden, das im Rahmen einer Transaktion gespeichert ist. Digitale Unterschriften basieren auf dem weit verbreiteten Standardformat Public Key Infrastructure (PKI). Dieses gewährleistet ein Höchstmaß an Sicherheit und universeller Akzeptanz. Diese Technologie für elektronische Unterschriften wird auch als E-Signatur oder eSignature bezeichnet.

Das ist der Unterschied zwischen einer digitalen Signatur und einer elektronischen Signatur

Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Signaturen, wobei die digitale Signatur eine spezifische Unterkategorie darstellt. Sowohl die elektronische als auch die digitale Signatur dienen dazu, ein Dokument zu unterzeichnen und die Identität des Unterzeichnenden zu authentifizieren. Allerdings gibt es Unterschiede in Bezug auf Zweck, technische Umsetzung und geografischer Verbreitung. Sowie auch rechtliche und kulturelle Akzeptanz zwischen diesen beiden Arten.

In Ländern mit einem common-law-Rechtssystem, wie den angelsächsischen Ländern, gibt es offene und technologieneutrale Gesetze für elektronische Signaturen. Im Gegensatz dazu haben sich in Kontinentaleuropa, Südamerika und Asien mehrstufige Modelle mit klaren Standards für digitale Signaturen durchgesetzt. Einige Branchen haben sogar spezifische Standards entwickelt, die auf digitalen Unterschriften basieren.

Warum du eine digitale Signatur brauchst

In vielen Branchen und Regionen haben sich eSignature-Standards für geschäftliche Dokumente etabliert, die auf digitalen Unterschriften basieren. Zudem wurden spezialisierte Zertifizierungsstellen eingerichtet. Die Einhaltung dieser lokalen Standards und die Zusammenarbeit mit vertrauenswürdigen Zertifizierungsstellen sind dabei besonders wichtig. Sie gewährleisten die Akzeptanz und Wirksamkeit von elektronischen Signaturlösungen auf dem jeweiligen Markt.

Mit der PKI-Methode nutzen digitale Signaturen eine international anerkannte und standardisierte Technologie. Diese gewährleistet die Integrität von Dokumenten nach der Unterzeichnung und verhindert Manipulationen.

So erstellst du eine digitale Unterschrift

Unternehmen, die sich auf elektronische Signaturen spezialisiert haben, stellen Lösungen auf Basis der Technologie für digitale Signaturen bereit. Somit vereinfachen sie den Prozess der digitalen Unterzeichnung von Dokumenten. Ein Beispiel dafür ist DocuSign. Sie bieten eine Plattform, über die Dokumente online unterschrieben und versendet werden können. Außerdem kooperieren sie mit Zertifizierungsstellen, um vertrauenswürdige Zertifikate zur Verfügung zu stellen. Wir zeigen dir, wie es auch geht:

In Outlook

Simpel und gleichzeitig professionell erstellst du eine digitale Unterschrift in Microsoft Outlook. Im Anschluss kannst du sie ohne Qualitätsverlust in andere Dokumente einfügen. So geht’s:

• Öffne eine neue Nachricht und klicke in das Eingabefeld.
• Wähle in der Multifunktionsleiste die Option „Freihandeingabe“. Wird sie dir nicht angezeigt, klicke mit der rechten Maustaste neben den Reiter und wähle „Multifunktionsanzeige anzeigen“.
• Mit einem Tablet oder Touchscreen-PC kannst du die Signatur mit einem Stift oder deinem Finger in das linierte Feld schreiben. Alternativ kannst du deine Unterschrift mit der Maus zeichnen.

Mit GIMP

Mit dem kostenfreien Bildbearbeitungsprogramm GIMP funktioniert es so:

• Öffne in GIMP eine neue Datei.
• In dem Dialogfeld wählst du als Füllung „Transparenz“.
• Hier kannst du deine digitale Unterschrift mit Maus, Finger oder Stift erstellen.
• Speichere die Datei als „.png“, damit der Hintergrund transparent bleibt. Wähle dazu Datei -> Exportieren.

Bildnachweis: ©AdobeStock_489697111, Thapana_Studio